Riktlinje för lön

Antagen av kommunstyrelsen 9 oktober 2024

Inledning

Bakgrund och syfte

Vara kommun ska bedriva en effektiv och kvalitativ verksamhet utifrån politiska
beslut och inom fastställda ekonomiska ramar. Lönebildning och lönesättning ska
stimulera medarbetare att bidra till att satta mål uppfylls samt att utveckla
verksamheten med fokus på effektivitet, produktivitet och kvalitet. Lönebildning
ska även bidra till att Vara kommun kan rekrytera, utveckla och behålla goda
medarbetare. På så sätt blir lönepolitiken ett styrmedel för att lyckas med den
strategiska kompetensförsörjningen och ett sätt att nå verksamhetens mål.

Principer för lönebildning

Genom denna riktlinje för lön skapas en gemensam grund för lönesättning och en
enhetlig hantering av kommunens lönepolitik samt den individuella
lönesättningen. Den utgör ett gemensamt synsätt för arbetsgivaren samt de
fackliga organisationerna och ska vara känd bland chefer och medarbetare i hela
organisationen. Lönen ska vara individuell och differentierad, avspegla uppnådda
mål samt resultat utifrån satta lönekriterier. Det krävs samsyn och konsekvent
handlande för att lönen ska fungera som arbetsgivarens styrinstrument. Lönen ska
inte användas som ett konkurrensmedel inom kommunen. Löneutvecklingen ska
spegla medarbetarens effektivitet, produktivitet och kvalitet i arbetet oavsett kön,
ålder, sexuell läggning, etnisk och religiös bakgrund eller funktionsnedsättning.

Styrning av löneprocessen

Kommunens mål- och resultatstyrningsmodell

Lön ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet
och kvalitet. Genom Vara kommuns styrmodell skapas en tydlighet kring vilken
riktning kommunen med dess verksamheter ska ta och därmed vilka individuella
mål medarbetaren ska uppfylla.

Utifrån Vara kommuns vision fattar kommunfullmäktige beslut om de
övergripande målen och ett antal indikatorer. Dessa tilldelas sedan samtliga
nämnder. Genom verksamhetsplaner specificerar nämnden hur verksamheten ska
bidra till att nå de övergripande målen. Därefter startar enhetens arbete med att
skapa arbetsplaner där mål bryts ner och konkretiseras med aktiviteter som visar
hur arbetsgruppen ska nå de uppsatta målen för enheten. Utifrån arbetsplanen
sker nästa steg genom att individuella mål sätts för respektive medarbetare. Detta
förutsätter att chef för en dialog med arbetsgruppen och den enskilde
medarbetaren om mål, förväntningar, krav, uppnådda resultat och lön. På så sätt
finns det en tydlig röd tråd från de mål som sätts övergripande för kommunen till
hur enheterna och dess medarbetare ska arbeta för att uppnå dessa mål. Med hjälp
av lönekriterier bedöms prestationen.

Lönekriterier

Den individuella lönesättningen utgår från de individuellt satta målen samt
antagna lönekriterier. Vara kommun har antagit ett antal gemensamma
lönekriterier. Respektive förvaltning kan arbeta fram ytterligare ett par
gemensamma verksamhetsnära lönekriterier. I så fall beslutar varje
förvaltningschef inom sin förvaltning hur den processen ska se ut. Lönekriterierna
ska vara resultatinriktade och bidra till önskvärt resultat för verksamheten.
Lönekriterierna som styr lönesättning ska vara kända för alla medarbetare.

Årlig löneöversynsprocess

De centrala avtalen utgör grunden för kommunens löneöversynsprocess. Inför det
årliga löneöversynsarbetet genomför HR en analys av nuvarande lönestruktur
samt utfall av den årliga lönekartläggningen. Analysen presenteras och diskuteras i
kommunens ledningsgrupp och i förvaltningarnas ledningsgrupper. De fackliga
organisationerna lämnar in eventuella yrkanden till HR. Kommunens
ledningsgrupp bedömer eventuellt behov av åtgärder för att nå önskvärd struktur
och prioriterar samt fördelar resurser för att stimulera till önskvärd struktur. HRchef
informerar därefter personalutskott om planerade inriktningar och eventuella
satsningar. Den sammantagna analysen presenteras sedan i löneöverläggningarna
med arbetstagarorganisationerna.

I den årliga löneöversynsprocessen ingår alla tillsvidareanställda medarbetare.
Visstidsanställda medarbetare lönesätts enligt samma principer. Timanställda med
föregående års lönenivå ses över. Inför varje löneöversyn ska chef genomföra
uppföljnings- och resultatsamtal (tidigare lönesamtal) som blickar tillbaka på den
tidigare genomförda mål- och uppdragsdialogen (tidigare medarbetarsamtal), se
vidare under punkt 3. Utvärdering av löneöversynsprocessen görs årligen i
ledningsgrupperna samt i dialog med fackliga representanter.

Roller

I löneprocessen har politiker, tjänstemän och fackliga företrädare olika roller:

• Politiken beslutar om budget och de övergripande riktlinjerna gällande
  lönepolitik.
• Kommunens ledningsgrupp beslutar om arbetsgivarens arbetssätt,
  inriktning och prioriteringar.
• Chefer företräder arbetsgivaren och arbetsgivarens ställningstaganden i
  förhållande till medarbetarna. Chef ansvarar för den individuella
  lönesättningen.
• HR ansvarar för löneöversynsprocessen och HR-generalister utgör det
  nära stödet till chefer i lönebildningsarbetet.
• Medarbetare bidrar till att nå uppsatta mål i verksamheten. Genom att ha
  en engagerad dialog med sin chef får medarbetarna bättre förståelse för
  hur arbetsgivarens förväntningar på prestation, resultat och måluppfyllelse
  påverkar lönen.
• Fackliga parter är involverade i löneprocessens olika faser i
  lönebildningsarbetet

Mål- och uppdragsdialog samt uppföljnings- och resultatsamtal

Arbetsgruppens mål och resultat – arbetsplatsträff

Arbetsplatsträffen (APT) är chefens forum där lönebildningsprocessen
återkommande tydliggörs för medarbetaren. Arbetsplatsträffens koppling till lön
är att vara ett forum för chef och medarbetare att i dialog planera, följa upp och
utveckla arbetsplanen. Genom arbetet med arbetsplanen bryts de politiskt
beslutade målen ner till enhetsnivå och blir ett klargörande av arbetsgruppens mål
och uppdrag. Den enskilda medarbetarens uppdrag och resultat ska sedan kopplas
till arbetsgruppens gemensamma mål och uppdrag.

Förväntan på chef är att denne planerar och leder arbetsplatsträffar där
engagemang och delaktighet skapas hos medarbetarna. Det ska skapas en tydlighet
kring arbetsgruppens mål och uppdrag samt dess koppling till lön.
Arbetsplatsträffen blir därigenom ett forum för verksamhetens utveckling.

Medarbetarens uppdrag, mål- och uppdragsdialog

En fungerande lönebildningsprocess förutsätter att chefen använder mål- och
uppdragsdialog på ett sätt som utvecklar verksamheten. Syftet med mål- och
uppdragsdialogen är att chef och medarbetare minst en gång om året i ett
förberett och strukturerat samtal klargör medarbetarens uppdrag i förhållande till
arbetsgruppens mål och uppdrag. I samtalet tydliggörs medarbetarens nuläge samt
dialog om medarbetarens behov och möjligheter att tillföra mervärde till
verksamhetens uppdrag. Avsikten är att tydliggöra hur medarbetaren på bästa
möjliga sätt ska bidra till verksamhetens utveckling.

Förväntning på chef är att mål- och uppdragsdialogen genomförs med fokus på
uppdraget. Medarbetaren har ett egenansvar att vara förberedd till samtalet och
ange sitt bidrag till verksamhetens uppdrag, utveckling och behov. Chefen
ansvarar för att samtalet har ett tydligt upplägg och struktur.

Medarbetarens resultat, uppföljnings- och resultatsamtal

Medarbetarens resultat bedöms i förhållande till hur den enskildes prestation har
bidragit till arbetsgruppens mål och resultat, i enlighet med arbetsplanen. För att
denna bedömning ska bli trovärdig förutsätter det att varje chef i dialog med sina
medarbetare i grupp, via APT, förankrat definitionen av de lönekriterier som
används. Det gäller både de kommunövergripande och de verksamhetsnära
lönekriterier som eventuellt finns inom förvaltningen. Bedömning av resultat
förmedlas till medarbetaren i dialog via ett uppföljnings- och resultatsamtal, vilket
kan genomföras vid ett och samma tillfälle eller vid två olika tidpunkter.
Uppföljnings- och resultatsamtal innehåller två delar. Den ena delen, är en dialog
om chefens bedömning av medarbetarens resultat vilket är kärnan i samtalet.
Medarbetaren ska på samtalet ges möjlighet att föra fram sin syn på chefens
bedömning. Den andra delen, handlar om ett besked om ny totallön som chefen
förmedlar. Det är alltså inte en löneförhandling. Uppföljnings- och
resultatsamtalet är en strukturerad utvärdering av den enskilde medarbetarens
bidrag till verksamhetens mål, resultat och utveckling med fokus på effektivitet,
produktivitet och kvalitet.

Chefens uppdrag är att sätta ny lön utifrån en samlad bedömning av uppfyllda mål
och för medarbetaren kända lönekriterier.

Föräldralediga och sjukskrivna medarbetare ska erbjudas uppföljnings- och
resultatsamtal och ska bedömas som om de varit i tjänst. Medarbetare som är
tjänstlediga på andra grunder hanteras individuellt och i samråd med HR.

Lönesättning

Delegation att sätta lön

Delegation att sätta lön finns hos närmaste chef, enligt kommunstyrelsens
delegationsordning. Lönesättande chefer har ett stort ansvar att styra via lön och
omsätta de faktorer och principer som finns till praktisk handling. Det är också
chefen som möter medarbetaren i uppföljnings- och resultatsamtalet. Därmed har
chef det yttersta ansvaret för att säkerställa att medarbetaren förstår och känner
tillit till löneprocessen. Detta genom att vara tydlig i sin motivering av den
bedömning som chef gjort av sin medarbetare samt att via lön styra medarbetaren
och verksamheten åt rätt håll.

Sätta lön vid nyanställning

Nyanställning är det enda tillfälle då lönenivå sätts i förskott baserad på tidigare
meriter och erfarenheter samt förväntade resultat. Det är även den enda gång en
förhandling av lön sker.

De faktorer som ska beaktas vid lönesättning av anställd är därför:

• Krav på utbildning i befattningen.
  
• Erfarenhet i yrket, i övriga arbetslivet samt andra relevanta erfarenheter.
• Aktuellt löneläge för motsvarande eller likvärdiga befattningar i Vara
  kommun. Utgångspunkt är kommunens arbetsvärdering om befattningens
  krav på kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och
  arbetsförhållande.
• Marknadsfaktorer såsom tillgång och efterfrågan på aktuell arbetskraft.
  

Vid nyanställning av medarbetare som påbörjar sin tjänst under kvartal 4, ska lön
sättas i kommande års löneläge. Det innebär att medarbetaren inte ingår i
löneöversynen kommande år.

Om lönen kraftigt avviker från lönestrukturen för aktuell befattning ska lönen
stämmas av med närmast överordnad chef samt HR. Är det en befattning där
övertidsersättning ingår i överenskommen lön ska detta framgå av
anställningsavtalet. Lönen ska vara överenskommen innan anställningen påbörjas.

Förändrad lön under pågående anställning

Under pågående anställning sker löneförändringar endast i samband med den
årliga löneöversynen. Att få förändrat arbetsinnehåll och ansvarstagande är en
naturlig utveckling i många befattningar och premieras vid årlig löneöversyn. Om
en lönejustering ska ske mellan löneöversynsprocesserna, ska det vara uppenbart
att arbetets innehåll förändrats på ett sätt som ligger utanför en naturlig utveckling
inom befattningen. I löneöversyn är det månadslönen och inte påslag som är
väsentlig, det är också den nya månadslönen som kommuniceras i uppföljningsoch
resultatsamtalet med medarbetaren.

Om en medarbetare byter anställning inom eller mellan förvaltningar men behåller
likvärdiga arbetsuppgifter ska det inte ske någon justering av lön. När en
medarbetare går från en tidsbegränsad anställning till en tillsvidareanställning kan
lönen ses över i samband med att nytt anställningsavtal upprättas.

Lönetillägg ska normalt inte förekomma. Ska det förekomma ska det vara vid ett
tydligt avgränsat uppdrag som ligger utanför den ordinarie befattningens
ansvarsområde och som utförs under en tidsbegränsad period. Undantaget för
detta är förstelärare- och lärarlönetillägg.