Arvodesregler för förtroendevalda mandatperioden 2023-2026

Antagen av kommunfullmäktige 30 maj 2022 § 40

Innehållsförteckning

1. Tillämpningsområde
2. Arvoden för förtroendevalda
3. Ersättningar
4. Föräldraledighet och sjukskrivning
5. Gemensamma bestämmelser för ersättning enligt §§ 4-10
6. Ersättningarnas storlek
7. Tolkning

Tillämpningsområde

Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 § i Kommunallagen (2017:725).

Arvoden för förtroendevalda

Bestämmelserna i detta reglemente gäller för ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, i övriga nämnder och organ för beredning, i beredningar som tillsatts av fullmäktige, samt för revisorer och revisorsersättare.

För att arvode för sammanträde eller förrättning ska utgå ska den förtroendevalde ha inbjudits av Vara kommun eller fått sitt deltagande bekräftat genom beslut i styrelse, nämnd eller utskott.

Styrelseledamöter i bolagen likställs med övriga förtroendevalda och har rätt till arvoden enligt detta reglemente, under förutsättning att respektive bolagsstämma fastställer arvoden i enlighet med kommunens arvodesregler.

Följande arvoden finns:

1. Fasta arvoden
   
2. Sammanträdesarvoden
   
3. Förrättningsarvoden
   

§ 1 Fasta arvoden

Fast arvode till kommunalt förtroendevalda utgår enligt vad som anges i § 11.

Fast arvode (25 procent eller mer av kommunalrådets månadsarvode) utgör ersättning för hela uppdraget, det vill säga både för det ansvar och för de kontakter som medföljer uppdraget och för deltagande i sammanträden och förrättningar inom kommunen och tillsammans med samarbetspartners. Ersättning utöver månadsarvodet utbetalas enbart för förrättning för sådan kurs, konferens eller dylikt som i utbildningssyfte anordnas av annan än kommunen.

I uppdraget som kommunalt förtroendevald med fast arvode förutsätts ingå deltagande bland annat i:

• Förberedelser inför nämnd, utskott, råd eller styrelse, till exempel genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande tjänsteperson, chef eller annan anställd med anledning av sammanträde, förrättning eller dylikt.
  

• Överläggningar med kommunstyrelse, till exempel i samband med budgetberedning.
  
• Överläggningar och träffar vid samarbete med andra kommuner och regionen.
  
• Rutinmässigt följa förvaltningens arbete samt överläggningar med anställda.
  
• Besök på förvaltningen för information, utanordning eller påskrift av handling.
  
• Myndighetsutövning, beslutsfattande på delegation, inspektioner och besiktningar, inklusive de förberedelser som erfordras.
  
• Möten och telefonkontakter med medborgare.
  
• Representation och seminarier inom den egna verksamheten.
  
• Föreläsningar och seminarier arrangerade av kommunen eller av kommunen närstående bolag eller organisationer i de fall de är viktiga för uppdraget.
  
• Studiebesök i egen eller annan verksamhet.
  
• Restid med anledning av ovan uppräknade aktiviteter.
  

Kommunfullmäktige förväntar sig att den tid och det arbete som läggs ner av de förtroendevalda motsvarar uppdragets grad av heltidstjänstgöring.

Ingen förtroendevald kan sammantaget inom kommunen (inklusive i de kommunala bolagen) ha uppdrag och få ut ersättning som motsvarar mer än 100 procent.

För förtroendevald som innehar uppdrag med 100 procent för kommunens räkning föreligger rätt till semester.

Avgår förtroendevald, som uppbär månadsarvode, under tjänstgöringsperioden upphör ersättningen vid tidpunkten då uppdraget formellt upphör.

Om förtroendevald med månadsarvode på grund av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för tid, som överstiger 1 månad, ska arvodet minskas i motsvarande mån.

Har ersättare utsetts för förtroendevald med månadsarvode, uppbär ersättaren arvode för avtalad tid och omfattning.

I samband med kommunens årsredovisning ska förtroendeman med månadsarvode med 50–100 procent lämna redovisning till HR-avdelningen på alla sidouppdrag för vidare prövning av personalutskottet.

§ 2 Sammanträdesarvoden

För förtroendevalda utgår sammanträdesarvode för tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare vid:

• Sammanträde med
  • Kommunfullmäktige, kommunfullmäktiges presidie- och fullmäktigeberedningar
  • kommunstyrelse och styrelsens utskott
  • nämnder, nämndutskott och nämndberedningar
  • styrelsemöte inom kommunägt bolag
  • revisionens sammanträden (de kommunalvalda revisorernas sammanträden inom de kommunägda bolagen belastar bolagen) samt fullgörande av granskningsuppdrag inom ramen för revisionsuppdrag
  • av kommunen inrättade råd
  • projektgrupper och arbetsgrupper
  • organ där den förtroendevalde utsetts att representera Vara kommun.

• Förhandling eller förberedelse inför förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen.
  
• Överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv tillhör.
  
• Överläggning med utomstående myndighet eller organisation.
  
• Gruppledarträffar som Vara kommun sammankallar till och där protokoll förs.
  
• Beredningsmöten och dialogdag. Ledamot söker arvode från den nämnd som ledamoten representerar vid mötet.
  

Ajourneringar i upp till 30 minuter ger rätt till sammanträdesarvode. Planerade ajourneringar som vid kallelsens utskick eller vid ajourneringar som enligt beslut från ordförande innan sammanträdet påbörjats planeras att vara längre än 30 minuter berättigar inte till sammanträdesarvode.

För partiinterna eller partiövergripande överläggningar/utbildningar utbetalas inte arvode.

Närvarande icke tjänstgörande förtroendevalda har halva arvodet av det som utgår för tjänstgörande förtroendevalda.

För att arvode för sammanträde ska utgå ska den förtroendevalde ha inbjudits av Vara kommun eller fått sitt deltagande bekräftat genom beslut i styrelse, nämnd eller utskott. På samma sätt krävs beslut av kommunstyrelsens arbetsutskott för att det ska utgå arvode för ej tjänstgörande ledamöter som närvarar vid sammanträde för bolagsstyrelse.

Justering av protokoll ger inte rätt till sammanträdesarvode.

För förtroendevald som innehar enskilt uppdrag med 25 procent eller mer föreligger inte rätt till arvode för sammanträde för uppdrag inom ramen för det månadsarvoderade uppdragets verksamhetsområde.

Sammanträdesarvode, ersättning för förlorad arbetsinkomst och reseersättning kan dock utgå för uppdrag i en annan nämnd som inte omfattas av det månadsarvoderade uppdragets verksamhetsområde.

För förtroendevalda som innehar uppdrag med mer än 80 procent för kommunens räkning (inklusive kommunala bolag) utgår inte sammanträdesarvode eller övriga ersättningar.

Arvode vid distansmöten

För deltagande i möten som hålls på distans med ledmötena uppkopplade digitalt utgår samma sammanträdesarvode som vid deltagande i fysiska möten.

Den rutin som finns för distansarbete för anställda ska gälla även för förtroendevalda i tillämpliga delar.

Ordföranden för nämnd och styrelsen beslutar om rätten till distansdeltagande.

Närvarande icke tjänstgörande förtroendevalda som tillåts delta på sammanträden via distans har rätt till samma ersättning som vid ett fysiskt sammanträde.

§ 3 Förrättningsarvoden

Förrättningsarvode utgår för kurs, konferens, informationsmöte, studiebesök, studieresa eller liknande, som har ett direkt samband med det kommunala uppdraget, samt annat som rör kommunal angelägenhet.

Arvode för förrättning utgår till närvarande ledamöter, ersättare och andra förtroendevalda som har fått sitt deltagande i förrättningen bekräftat genom beslut vid något av de sammanträden som anges under § 2.

Arvode utbetalas för faktisk förrättningstid (innefattar alltså inte restid).

Det kan inte utgå förrättningsarvode för mer än 8 timmar per dygn.

Förrättningsarvode utgår inte för tid som avsätts för lunch under förrättningar då det inte kan anses vara en del av den faktiska förrättningstiden.

För förtroendevalda som innehar uppdrag med mer än 80 procent för kommunens räkning (inklusive kommunala bolag) utgår inte förrättningsarvode.

Ersättningar

Ersättning kan utbetalas i form av ersättning för förlorad arbetsinkomst, ersättning för förlorad pensionsförmån, ersättning för kostnader enligt särskilda grunder, ersättning för förlorad semesterförmån samt resekostnads- och traktamentsersättning.

§ 4 Ersättning för förlorad arbetsinkomst

Ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår när förtroendevald förlorar arbetsinkomst på grund av sitt kommunala uppdrag. Ersättning utgår för alla närvarande ledamöter oavsett om hen är tjänstgörande ledamot eller inte. Med faktiskt förlorad arbetsinkomst likställs ersättning för förlorad inarbetad tid eller semester. Ersättningen utgår med faktisk förlorad inkomst per timma för de som har fast arvode under 25 procent av kommunalrådets månadsarvode. Detta kan dock högst motsvara kommunalrådets månadsarvode/165 och utges för högst 8 timmar per dygn.

En förtroendevald som önskar ersättning för förlorad arbetsinkomst ska styrka tiden och inkomstbortfallets storlek. Den senare genom uppgift om senast aktuell inkomst. Förtroendevald har ansvar för att omgående inkomma med nytt intyg då inkomsten ändras.

Förtroendevald med anställning ska inlämna uppgift till personalavdelningen där arbetsgivaren styrker aktuell timlön, semesterersättning och pensionsförmån. För förtroendevald med flera anställningar räknas förlorad arbetsinkomst utifrån den inkomstförlust som gäller vid det aktuella tillfället.

Förtroendevald med eget företag ska inlämna uppgift till personalavdelningen där förlorad arbetsinkomst styrks av revisor eller annan oberoende person. Inkomstförlusten ska avse aktuell bruttolön i det egna företaget eller senast taxerat överskott av näringsverksamhet från föregående år. Förvaltningen beräknar ersättningen enligt kontant bruttolön per år plus överskott av näringsverksamheten per år/12/165.

Förtroendevald har även rätt till ersättning när det kan anses skäligt att denne, på grund av oregelbunden arbetstid eller särskilda arbetsförhållanden, inte kan återgå till sin ordinarie arbetstid i anslutning till sammanträde eller förrättning.

Förtroendevalda med timanställning i kommunen har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Utgångspunkten ska vara att en förtroendevald som har meddelat att hen har avstått för arbete annars skulle ha arbetat under tiden för sammanträdet.

Som förlorad ordinarie arbetsinkomst räknas i förekommande fall även förlorad pensions- eller semesterersättning eller A-kassa.

Ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår vid sammanträde, förrättningar samt protokollsjustering. Ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår för den tid mötet/förrättningen varat, inklusive faktisk restid mellan hemmet/arbetsplatsen och platsen för mötet/förrättningen. Ledamöterna har även rätt till ersättning för deltagande i gruppmöte i upp till en timme innan kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd.

§ 5 Schablonersättning för förlorad arbetsinkomst

I yttersta undantagsfall kan ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas ut enligt schablonberäknad årsinkomst till egenföretagare och fria yrkesutövare som har fast arvode under 25 procent av kommunalrådets månadsarvode. Schablonberäknad årsinkomst utgår med 0,28 procent av kommunalrådets månadsarvode per timma och inkluderar semesterersättning.

För att kunna ta del av schablonersättning finns följande krav:

• Det ska redovisas och styrkas med godtagbara skäl varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.
  
• Det ska kunna styrkas att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form.
  

Ersättningen betalas ut under en löpande 12-månadersperiod från och med det datum som ansökan om schablonersättning inkommer till kommunen. Därefter krävs att en ny ansökan görs.

Schablonersättning utges för högst 8 timmar per dygn.

Ansökan om att få schablonersättning ska lämnas in av den förtroendevalda och prövas av personalutskottet, som i varje enskilt fall tar ställning till om förutsättningar finns för att bevilja sådan ersättning.

I övrigt gäller för denna form av ersättning samma bestämmelser som i § 4.

§ 6 Pensionsbestämmelser/förmåner för förtroendevalda med fast arvode

Pensionsavtal OPF-KL (Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda) gäller för:

• Heltidssysselsatta förtroendevalda.
  
• Deltidssysselsatt förtroendevald som i ett eller flera uppdrag för kommunens räkning har en sammanlagd sysselsättning uppgående till minst 40 procent av heltidssysselsättning.
  

Observera att den som tidigare varit förtroendevald hos kommunen kan omfattas av andra tidigare pensionsavtal, som till exempel PBF.

§ 7 Pensionsbestämmelser/förmåner för övriga förtroendevalda

Tjänstepension av anställning kan i vissa fall påverkas negativt av ledighet i anställningen som den förtroendevalde tvingas ta för att kunna fullgöra sitt eller sina uppdrag.

Ersättning utges till deltidssysselsatt förtroendevald, som inte omfattas av OPF-KL, och vars tjänstepension i huvudanställning konstaterats ha minskats på grund av uppdraget/uppdragen.

§ 8 Ersättning för kostnader enligt särskilda grunder

Barntillsynskostnader

Ersättning utgår för kostnader som föranletts av uppdraget vid vård och tillsyn av barn, som vårdas i den förtroendevaldes familj och som under kalenderåret inte fyllt 12 år.

Ersättning utgår inte för tillsyn, som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende och inte heller för tid, då barnet vistas i den kommunala barnomsorgen eller motsvarande.

Föranleder sammanträdet att man måste utnyttja fler timmar än ordinarie barnomsorgstid ska ersättning utgå. Kostnaden ska styrkas genom faktura.

Vård av person med funktionsvariation

Ersättning utgår för faktiska kostnader som föranletts av uppdraget vid vård och tillsyn av en person med funktionsvariation som vistas i den förtroendevaldes bostad.

Ersättning utgår inte för tillsyn som utförts av egen familjemedlem eller sammanboende.

Förtroendevald med funktionsvariation

Ersättning utgår till förtroendevald med funktionsvariation för de särskilda kostnader som föranletts av uppdraget. Här ingår utgifter för resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning av handlingar och liknande.

§ 9 Ersättning för förlorad semesterförmån

Förtroendevalda som kan visa att semesterförmån hos ordinarie arbetsgivare faktiskt påverkats av kommunala uppdrag har rätt till motsvarande kompensation.

§ 10 Resekostnads- och traktamentsersättning

Förtroendevalda har rätt till ersättning för resekostnader samt traktamente vid resa till sammanträde, förrättning eller protokollsjustering. Ersättning utgår enligt gällande Riktlinje vid resa i tjänsten.

För resor inom kommunen har förtroendevald endast rätt till ersättning under förutsättning att avståndet från dennes fasta bostad eller arbetsplats till resmålet överstiger tre kilometer.

Föräldraledighet och sjukskrivning

Kommunalråd och oppositionsråd har rätt att vid föräldraledighet vara ledig högst 18 månader, dock längst till och med mandatperiodens slut.

Kommunalråd och oppositionsråd har rätt att vid sjukskrivning vara ledig högst 12 månader, dock längst till och med mandatperiodens slut.

Kommunfullmäktige beslutar om ledighet med anledning av föräldraledighet eller sjukskrivning samt utser ersättare för den förtroendevalda.

Vid sammanhängande föräldraledighet över 1 månad utgår förmån på likartat sätt, som för anställd medarbetare i Vara kommun.

Inga förmåner utgår till den förtroendevalda under sjukskrivning.

Ersättaren för den förtroendevalda ska ha rätt till samma förmåner som den förtroendevalda hade haft om den fullgjort sitt uppdrag.

Gemensamma bestämmelser för ersättning enligt §§ 4–10

Det åligger de förtroendevalda att på särskild räkning redovisa sammanträden och förrättningar som han/hon deltagit i och där ersättning yrkas.

För ändamålet ska särskilt framtagna blanketter/rutiner användas vid redovisningen. Mötessekreteraren ansvarar för att tiderna är samstämmiga för mötesdeltagarna. Övriga kostnader för uppdragets fullgörande ska prövas och styrkas med faktura eller kvitto.

Redovisning bör ske månadsvis, senast under nästkommande månad. Det finns inte någon egentlig tidsbegränsning men för att hanteringen ska vara så effektiv som möjligt är det önskvärt om redovisning sker i samband med sammanträdet eller inom en månad.

Ersättningarnas storlek

§ 11 Månadsarvoden

Fast arvode utgår som månadsarvode och motsvarar för heltidstjänstgörande kommunalråd (100 procent) 90 procent av årsarvode för riksdagsmän delat med 12.

Tjänstgöringsgrad för respektive ledamot motsvarar angiven procentsats av kommunalrådets månadsarvode, med undantag för oppositionsråd (kommunstyrelsens andre vice ordförande) där tjänstgöringsgraden är 100 procent.

§ 12 Timarvoden

Sammanträdesarvodet utgår med 0,17 procent av kommunalrådets månadsarvode per påbörjad halvtimma.

Förrättningsarvodet utgår med 50 procent av sammanträdesarvodet per påbörjad halvtimma. Det kan dock inte utgå för mer än 8 timmar per dag.

Tolkning

Tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser görs av personalutskottet, som även utfärdar särskilda anvisningar och bestämmelser där så erfordras.