Riktlinjer för resa i tjänsten för förtroendevalda och anställda i Vara kommun

Gäller från och med: 12 december 2022. Beslutsinstans: Kommunstyrelsen 7 december 2022 § 165

Innehållsförteckning

1. Syfte
2. Före resa i tjänst
3. Att välja färdsätt vid resa
4. Ansvar
5. Trafiksäkerhet
6. Tjänsteresor med bil
7. Resebeställning

Syfte

Vara kommuns riktlinje för resor tar sin utgångspunkt i övergripande mål, gällande Digitaliseringspolicy (KF §100 191125) och gällande Miljöstrategi 2021-2030 (KF §89 211004).

Riktlinjen syftar till att:

• Tydliggöra hur du som medarbetare och förtroendevald reser i tjänsten.
• Uppmuntra ett hållbart resande; tjänsteresor ska planeras och genomföras kostnadseffektivt och så att miljöbelastning och klimatpåverkan minimeras.
• Skapa förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö; tjänsteresorna ska göras på ett så trafiksäkert sätt som möjligt med hänsyn till både resenär/- er och medtrafikanter och förebygga ohälsa/ olycksfall i trafiken.

Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. Anställda och förtroendevalda ska likväl uppmuntras att gå, cykla, samåka eller åka kollektivt till och från arbetet.

Före resa i tjänst

Där resefria möten är möjliga utifrån ändamålet ska detta alltid väljas i första hand. Det kan handla om rutinmässiga möten med kända kontakter, samarbeten där det fungerar bra, möten som kräver långväga resande eller miljöbelastande resa, eller där resekostnad eller tidsåtgång motiverar resfritt
alternativ som förstaval. Du och dina mötesdeltagare sparar tid, pengar och miljö om ni möts på distans.

Om det inte är möjligt att använda digital lösning ska resan planeras så att den blir så trafiksäker, kostnadseffektiv och miljövänlig som möjligt. Undersök möjlighet att anpassa lokalisering och tider till kollektivtrafiken.

Att välja färdsätt vid resa

Där så är möjligt ska cykel användas i första hand. Transportmedel väljs i prioriteringsordningen:

1. kollektiva färdmedel (tåg, buss) där så är möjligt tex vid resor där det finns god kollektivtrafikförsörjning, så som resor till Göteborg eller Stockholm. Om det inte är en valmöjlighet ska kommunens tjänstebilar användas.
2. Kommunens tjänstebil.
3. Egen bil (efter godkännande från chef).

Flyg får endast väljas om det utgör det enda tidsmässigt realistiska alternativet för uppdragets genomförande och ska godkännas av närmaste chef.

För kollektiva färdmedel väljs billigaste biljett, motsvarande andra klass.

Vi tillämpar samåkning där det går och vid övernattning sker det så kostnadseffektivt som möjligt.

Ansvar

När du reser i tjänsten representerar du Vara kommun och ska därför uppträda som en god ambassadör för kommunen. Det innebär att det ställs extra höga krav på ett ansvarsfullt beteende, t ex i trafiken när du kör en tjänstebil. Visa hänsyn och iaktta gällande regler och förordningar.

En viktig förutsättning för ett framgångsrikt hållbarhetsarbete är ett engagemang hos dig som medarbetare och förtroendevald. Genom att alla får kännedom och följer riktlinjen blir vi som kommun en god förebild för andra organisationer.

Chefer ansvarar för att medarbetare känner till och följer innehållet i riktlinjerna.

Uppföljning

Riktlinjen följs upp en gång per år genom följande informationsindikatorer i samband med årsredovisningen:

• Utbetald bilersättning, antal körda mil/eller kronor. (Källa: Lönekontoret)
• Total körsträcka i kommunhusets bilpool, kilometer. (Källa: Portify)

Trafiksäkerhet

Vid framförande av fordon (bil och cykel) ska ett trafiksäkert och omdömesfullt beteende tillämpas i trafiken. Det gäller till exempel att anpassa hastighet och körstil efter rådande omständigheter. Föraren ska följa gällande lagar beträffande telefonanvändning och inställning av annan utrustning. Cyklister ska alltid använda cykelhjälm.

Tjänsteresor med bil

1. Vid resor i tjänsten som sker med bil ska alltid kommunens tjänstebil väljas i första hand.
2. Bokning av tjänstebil sker via intranätet; Boka bil (inloggning på intranät krävs) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
3. I de fall en tjänstebil inte är tillgänglig kan man, efter godkännande av närmaste chef, få använda egen bil i tjänsten.

Resebeställning

Resebeställning görs hos den resebyrå Vara Kommun har avtal med. Aktuella kontaktuppgifter finns på Intranätet; Resebeställning (inloggning på intranät krävs) Länk till annan webbplats.

Vid beställning ska alltid beställarreferens uppges.